今年（2024年）から楽天トラベルに参入し、コロナ禍以降2023年までは開店休業状態だった当館もたくさんのゲストさんがいらっしゃり忙しい日々を送っています。
さて季節は3月で春休みシーズン。
8月と並び年間で最も多くゲストさんが利用される月であり、商売としても大切な月です。
ゲストさんが増えるのは大変嬉しいですが、それに伴いルールを守らない方の割合も増えてしまうのが事実・・・。
幸い今年に入ってからは宿の備品を壊したり営業ができなくなるような大きなことをした人はいないのですが、キャンセルについてルールを守らない人が一定数いましたので、ここで規約を明確に書いておくこととします。
この記事を書いている2024.3.1の段階ですがキャンセル料は宿泊日基準で以下の通り設定しています。
6日前から→30%
2日前から→50%
当日→80%
連絡なし→100%
※貸切プランについてはさらに予約確定日から一週間前でも10%
本来ならばキャンセル料が発生する日でもキャンセル料を免除する条件は以下二点のいずれかです。
①伊勢市周辺の天候が悪くこちらに来るのが危険と判断される場合
台風などの荒天時。
遅くとも前日までにキャンセル料免除するので日程の変更を勧める連絡をこちらから入れます。
余談ですが近鉄が運休するような天気の日は観光施設や近隣のお店なども閉まります（JR在来線はすぐ止まるので目安になりません）
②ゲストさんが出発される地で災害などがあった場合
例えば2024年ですと能登地震のようなケース。大きな災害が起きて客観的に旅行どころではないと判断される場合はキャンセル料は徴収いたしません。
これまで旅館業に携わってきて、キャンセル料を払わない方（払いたくない方）の言い分としては、ほぼ以下の4つ。
①知らなかった
②天候が直前に悪くなった（普通の雨レベルで）
③メンバー内で体調不良者が出た
④身内に不幸があった
①については論外かと思います。記載していなければ宿側に問題あるけど、宿屋伊勢ピットではHP・楽天トラベルいずれからの予約でもキャンセルポリシーは記載しています。
②③④ですが、これらの理由でキャンセル料免除にしてしまうと、言い方が適切か分かりませんが「ゲストさんが無敵状態」になってしまいます。こちらとしましてはタイミングが・・としか言えません。
それと上記4つには書きませんでしたが「近々必ず行くから今回のキャンセル料免除して」は了承致しません。
理由は今回の契約は今回の契約で、未来の契約とは全く別の契約だからです。
キャンセル料を頂戴する旨のメールをこちらから送らていただきます。
お支払いの方法は銀行振込かPayPayのQR決済になります。
（楽天トラベルからの予約で事前決済に設定している場合は自動的にキャンセル料が差し引かれますので特に連絡はしません）
キャンセル料を期日（チェックイン予定日から一週間後）までにお支払いいただけなくとも、再度督促する”取り立て”のようなことはしません。
ですが、キャンセル料支払い拒否と判断させていただき以後は宿泊予約をお断りすることになります。
いわゆる”出禁”です。
ということで、3月の繁忙期を前にキャンセル料についてのルールを明確に書いてみました。
キャンセルは何かしらの理由があり、そして旅行に行けなくなって残念な気持ちだと思います。
そこにキャンセル料というある意味では”無駄遣い”になってしまうことに支払いたくない気持ちは理解できます。
しかし、宿側の立場でも考えていただきたく思います。
宿は集客のためにSNSなどで発信したり、予約サイトに料金を支払って掲載をします。
そしてゲストさんがいらっしゃる日には備品類の用意や清掃。それに関わるスタッフの調整などをしています。
チェックイン日が近くなるにつれキャンセル料が上がるのは、再度部屋を販売したりスタッフの調整が難しくなるからです。
「キャンセル料なんて知るか！」と言う前に、そこに携わる人のバックグラウンドを想像できる人を宿屋伊勢ピットは歓迎しますし、店主の僕もそのような人でありたいと思っています。
2024.3.25追記
春休みシーズンも終盤。この3月はたくさんのゲストさんにお越しいただきありがたい次第です。
しかし、やはりキャンセルについてのトラブルが数件ありましたので更に細かく記載しておきます。
①日程変更をされる場合、旧日程と新日程は別の宿泊契約になりますので規定のキャンセル料を頂戴します。
例）A,旧日程の宿泊料金¥16000 B,新日程の宿泊料金¥16000 C,3日前のキャンセルで30%とすると
A×C＝¥4800（キャンセル料）
この場合変更後のご請求総額はB+キャンセル料=¥20800になります。
②日程に変更はないが宿泊プランを変更される場合は、変更した差額にキャンセル料率をかけて頂戴します。
※プランの差額が＋の場合はキャンセル料は必要ありません。
例）A,元々の宿泊プラン料金¥16000 B,変更後の宿泊プラン料金¥10000 C,3日前のキャンセルで30%とすると
（AーB）×C=1800（キャンセル料）
この場合変更後のご請求総額はB+キャンセル料=￥11800になります。
上記のように細くルールを設定しました。
①に関しては以前からそこそこ多く今までは目を瞑っていましたが、この3月だけでも3件ほどトラブルがありました。
日程を変える＝「宿泊の契約を新しくする」と認識いただきますようお願いします。
②は特に高価格帯のプランでやられるとかなりのダメージなので設定しました。
3月にあったのは貸し切りプラン¥40000の予約を受けていて、直前に人数減ったからノーマルプラン¥16000に変更してほしいと・・・
貸切で予約を受けていると、その日は全く集客できないですし痛すぎです。
追記の①②細くなりましたがご理解のほどよろしくお願いいたします。